Данъчно третиране на разходите за командировка
21249 ПрочитанияКомандировката представлява изменение на работното място на работника или служителя, без да се изменя характерът на работа.
В случаите на служебна командировка или командировка с цел обучение или специализация в чужбина, работодателят има правото едностранно да реши кой служител да бъде командирован, къде и за какъв период, като за това време на служителя или работника се полагат дневни, пътни и квартирни пари (освен трудовото му възнаграждение), с цел да бъде компенсиран за неудобствата понесени в изпълнение на поставените задачи, извън мястото на работата или местоживеенето.
Новите правила при командироване в ЕС
С промяната в Кодекса на труда, бе въведена изцяло нова наредба, в която са регламентирани условията и редът за командироване и изпращане на работници и служители с цел предоставяне на услуги. Новите правила се прилагат в 2 хипотези:
1. Когато българско предприятие командирова или изпрати служители или работници в страни членки на ЕС, страни по ЕИП, Конфедерация Швейцария с цел предоставяне на услуги. В тези случаи е задължително с предприятието, в което командироваме или изпращаме лица, да имаме сключен договор за предоставяне на услуги, можем да изпратим и лица в предприятие от група. Друго важно условие е, да бъде сключен трудов договор между изпращащото предприятие и изпратеното лице.
2. Когато на територията на Р. България бъдат командировани служители или работници с цел предоставяне на услуги, от държавите членки на Европейски съюз, от страни по ЕИП, от Конфедерация Швейцария или от трети страни. Тези лица работят при осигуряване най-малко на същите или минимални условия на работа, каквито са установени в действащото българско законодателство за работниците и служителите, изпълняващи същата или сходна работа.
"Командироване" и "Изпращане"
Бяха въведени и две нови понятия - командироване и изпращане:
- Командироване е налице в случаите, когато български работодател командирова работник или служител на територията на друга държава членка на Европейския съюз, ЕИП или Конфедерация Швейцария в рамките на предоставянето на услуги, за своя сметка и под свое ръководство въз основа на договор, както казахме по-горе, между работодателя или ползвателя на услугите или пък в предприятие от същата група предприятия.
- Изпращане е налице, когато предприятие, което осигурява временна работа, изпрати работник или служител на територията на друга държава членка на Европейския съюз, ЕИП или Конфедерация Швейцария в рамките на предоставянето на услуги, за своя сметка и под свое ръководство въз основа на договор между работодателя или ползвателя на услугите или пък в предприятие от същата група предприятия. Най-съществената особеност на трудовия договор с предприятие, което осигурява временна работа е, че в него се уговаря работникът или служителят да бъде изпратен за изпълнение на временна работа в друго предприятие - ползвател под неговото ръководство и контрол.
Документиране на командировките
Като всеки процес в едно предприятие, командировките на служителите или работниците следва да бъдат документирани, като задължение за това има работодателят или упълномощено от него лице. Независимо от причината за командировка - специализация, предоставяне на услуга или служебна командировка, както в страната, така и в чужбина е необходимо :
- Работодателят или упълномощено от него лице, да издаде Заповед за командировка в писмен вид. Единствено при особени обстоятелства, налагащи незабавно заминаване, командироването може да се извърши и чрез устно нареждане на командироващия, но в 3-дневен срок, той е длъжен да издаде писмена Заповед.
- Според новата Наредба за условията и реда за командироване и изпращане на работници и служители в рамките на предоставяне на услуги, е необходимо работодателят и работникът или служителят да уговорят допълнително писмено споразумение изменение на съществуващото между тях трудово правоотношение за срока на командироването.
Със законодателните промени се въвежда и задължение за чуждестранните дружества, които командироват служители на територията на България, да уведомяват Изпълнителна агенция „Главна инспекция по труда“ за всяко командироване, най – късно до започване на предоставянето на услугите. Заявлението се подава по електронен път чрез единния национален уебсайт, поддържан от органа. Освен информация за командироването, уведомлението трябва да съдържа и лице за контакт в България по въпроси, свързани с предоставянето на услуги.
Пътни, дневни и квартирни пари и тяхното данъчно третиране
На командирования служител или работник се дължат пътни, квартирни и дневни пари за периода на командировка в размери определени в Наредбата за командировките в страната, когато се командирова служител на територията на България и Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина (НСКСЧ), когато лицето се командирова в чужбина.
При командироване на лице в страната се заплащат пътни пари за транспорт до мястото на изпълнение на задачата и обратно като тук се включват и разходи за ползване на обществен транспорт в рамките на населеното място, където е командировано лицето. Командироващата страна определя вида на използвания транспорт като в заповедта се посочва превозното средство. Допуска се и командированото лице да използва лично МПС, като в този случай му се изплащат пътни пари, равни на равностойността на изразходваното гориво по най-икономичния режим.
При командироване на лице в чужбина се заплащат реалните разходи, съобразно Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина, като е важно да се избере най-икономичния начин на транспорт. При пътуване със самолет, командированият има право на самолетен билет – икономична класа. Разходът трябва да бъде документиран с бордна карта. Ако лицето пътува със собствен автомобил, на него му се полагат пътни разходи в размер на 50% от стойността на самолетния билет за тази дестинация за покриване на транспортните разходи, по най-изгодната тарифа или равностойността на изразходваното гориво по най-икономичния начин. Съпътстващи пътуването разходи за винетки, платени магистрали и паркинг също се признават за данъчни цели, само ако самата командировка е документирана правилно – чрез заповед.
Ако лицето има право на безплатен транспорт или ползва някакво намаление, не се полагат пътни пари или се признават в намален размер.
При командировки в страната, квартирните пари се признават в пълен размер съгласно заповедта за командировка. При командировки в чужбина, квартирните пари се признават в определени размери за съответните страни съгласно Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина.
При командировки в страната, когато командированото лице остава да нощува на мястото, където е изпратено, се заплащат дневни пари, в размер – 20 лв. за всеки ден от командировката. Когато лицето изпълнява служебните си задължени през по-голямата част от работното време в друго населено място без нощуване, се изплащат по 10 лв. на ден. При командировки в чужбина дневните пари са с определени размери за всяка страна, съгласно НСКСЧ. Данъчно признат разход за командироващата страна са изплатените дневни пари до двукратния размер, определен в нормативен акт за страната и чужбина. За командированите лица това пък са необлагаеми доходи, но всички дневни пари, изплатени над тези размери, са облагаеми доходи за лицата.
При командироване извън страната
- Пътни - работодателят дължи пътни пари, необходими за придвижването на служителя до страната на командироване и обратно. Покриват се и пътните разноски на служителя, свързани с ползването на платения годишен отпуск за връщането му до страната на постоянната му работа и достигането му, отново, до страната на командироването.
- Квартирни - по отношение на квартирните пари работодателят не е задължен да плаща тези разходи, освен ако страните уговорят противното. В Наредбата се посочва, че страните могат да договорят и квартирни пари.
- Изравняване по стандарта - новата правна уредба не предвижда уговарянето на заплащане на дневни пари на служителя. Вместо това работодателят е длъжен да изравни получаваната работна заплата според стандарта в държавата на командироването.
Данъчно третиране на разходите за командировка
- Съгласно ЗКПО, за данъчни цели, командировъчните пари представляват признат разход на предприятието, когато са документално обосновани със съответните документи, посочени по-горе, и са свързани с дейността на дружеството. Важно е да отбележим, че не се признават за данъчни цели разходи за пътуване и престой (командировъчни разходи), ако командированото лице няма никакви правоотношения с командироващото дружество или пътуването няма връзка с дейността на фирмата или се командироват акционери в това им качество (т.е. не като управляващи, които извършват дейност в полза на фирмата);
- Съгласно ЗДДФЛ, определени суми се определят като необлагаеми, сред които са и сумите, получени при командировка. По-специално законът гласи, че не са облагаеми „получените суми за командировъчни пътни и квартирни пари по правоотношения, които не са трудови, когато са за сметка на възложителя и са доказани документално по реда на действащото законодателство, както и дневните командировъчни пари, но не повече от двукратния им размер, определен за лицата по трудови правоотношения”.
В облагаемият доход от трудови правоотношения не се включва стойността на:
- пътните и квартирни пари, доказани документално по реда на действащото законодателство;
- дневните командировъчни пари, но не повече от двукратния им размер, посочен в нормативен акт.
Видно от цитираните разпоредби следва, че за пътните и квартирните пари са установени изисквания относно тяхното документиране, но не и техният размер, което означава, че евентуално превишаване на тези разходи над нормативно определените размери не е доход за физическото лице.
Превишаването на дневните командировъчни пари над двукратния им размер посочен в нормативен акт, обаче, за данъчни цели е облагаем доход от трудови правоотношения и съответно подлежи на облагане с данък, съгласно българското законодателство.
Избягване на облагане в чужбина
По отношение на новите разпоредби за командироване с цел предоставяне на услуги, основното правило гласи, че когато едно лице полага труд в дадена страна, то тази страна на база на териториалния си данъчен суверенитет има право да обложи тези доходи по съответния ред, предвиден в нейното законодателство.
За да бъде избегнато облагането на работници или служители в чужбина, е необходимо да бъдат налице следните условия:
- Лицето пребивава в друга държава за период или периоди, ненадвишаващи общо 183 дни, във всеки 12- месечен период, започващ или завършващ в съответната данъчна година;
- Възнаграждението е платено от или за сметка на работодател, който не е местно лице на другата държава;
- Възнаграждението не е за сметка на място на стопанска дейност (МСД), което работодателят притежава в другата държава. Ако българско предприятие, притежава МСД в страна от ЕС и командирова краткосрочно наети от него служители или работници в това МСД, за да изпълнят задачи по предмета на дейност на МСД и съответно възнаграждението им представлява разход на МСД, то техните възнаграждения подлежат на облагане в съответната страна, тъй като третото условие не е изпълнено.
Всеки отделен случай на командироване изисква прилагане на съответната Наредба, с цел избягване на некоректното прилагане на новите правила, както и относно особеностите на държавата, в която ще се командироват лицата. Поради тази причина, би било добре преди командироването да се направи една неформална консултация по телефона с Инспекцията по труда. Така ще бъде възможно да се избегнат трудности "на място", които могат да се окажат трудни за дистанционно разрешаване от България.