Кои разходи се облагат с данък, независимо от финансовия резултат?

Дружеството е приключило годината със загуба. Означава ли това, че не дължи данъци? Не непременно. Някои разходи се облагат независимо от финансовия резултат и данъкът за тях трябва да бъде деклариран и внесен. Затова опитният счетоводител следи стриктно за тези задължения при предоставянето на счетоводни услуги.

Какви категории разходи съществуват?

Разходите, за които може да се дължи данък върху разходите независимо от финансовия резултат на фирмата, се групират в три категории:

• представителни разходи, свързани с дейността;
• социални разходи, предоставени в натура;
• разходи в натура, свързани с лично ползване на фирмени активи и/или използване на персонал за лични цели.

За социалните разходи законът предвижда освобождавания при определени условия, а за личното ползване облагането по този ред зависи от избора на работодателя.

Представителни разходи

Представителни са разходите, свързани с дейността на фирмата, които се извършват за посрещане и поддържане на делови отношения с клиенти, партньори, гости и делегации. Те могат да включват разходи за престой, нощувки и изпращане на гости, консумация на храна и напитки, както и организиране на делови срещи, тържества, развлекателни мероприятия и екскурзии с представителна цел.

Такива са например разходите за делови обяд с клиент, вечеря с търговски партньор или кафе и вода, предложени на гости по време на бизнес среща. Определящо е предназначението на разхода и връзката му с дейността на фирмата — не всеки разход за храна, нощувка или събитие е представителен.

Предоставени активи за лично ползване

Друг често срещан вид са разходите, свързани с използването на фирмени активи и за лични цели. Това могат да бъдат собствени, наети или предоставени за ползване на фирмата активи, които се използват от работници и служители, лица по договори за управление и контрол, както и лица, упражняващи личен труд по смисъла на ЗДДФЛ.

За определяне на частта от разходите, която се отнася до личното ползване, ЗКПО предвижда различни правила за три категории активи: превозни средства, недвижимо имущество и други активи, например мобилни телефони, компютри и друга техника. Типичен пример е фирмен автомобил, използван както за служебни пътувания, така и за лични нужди.

Социални разходи

Социални са разходите, извършени от работодателя за задоволяване на социално-битовите и културните потребности на работниците и служителите. Основните форми на социално-битово и културно обслужване са уредени в глава четиринадесета от Кодекса на труда. Сред тях са организираното хранене, транспортът от местоживеенето до местоработата и обратно, осигуряването на достъп до бази за отдих, спорт, туризъм и културни занимания.

Социалните разходи в натура включват и разходите за допълнително доброволно осигуряване, доброволно здравно осигуряване, застраховки „Живот“, както и ваучери за храна на електронен носител.

За прилагането на този данъчен режим е важно как са организирани и предоставени придобивките. Те трябва да са достъпни за всички работници и служители, както и за лицата по договори за управление и контрол. Редът и начинът за предоставянето им се определят с решение на общото събрание на работниците и служителите или от ръководството на предприятието.

Общодостъпността означава възможност за ползване на придобивката, съобразена с нейното предназначение. Например осигуреният транспорт до работното място се ползва при пътуване до работа. Затова въпросът за предоставяне на конкретна придобивка на лица в майчинство или в отпуск по болест се преценява според нейния характер и установените правила.

Друго съществено условие е придобивките да са предоставени в натура. Това означава между работодателя и получателя да няма парични взаимоотношения във връзка с конкретната придобивка. Например възстановяването на платена от служителя сума не е предоставяне в натура. Социалните разходи, които не са предоставени в натура и представляват доход на физическото лице, се облагат по реда на Закона за данъците върху доходите на физическите лица.

Документиране на разходите

Съществено условие за признаването на тези разходи е те да бъдат документално обосновани. За представителните разходи, обложени с данък върху разходите, законът допуска документиране само с фискален бон, без да е необходима фактура. Това обаче не отменя необходимостта разходът да е свързан с дейността и да има представителен характер.

При превозните средства, използвани както за дейността, така и за лични цели, съотношението може да се определя според изминатите километри или часовете на използване. Избраното съотношение трябва да бъде подкрепено с подходящи документи, например пътни листи или друга отчетност за използването на автомобила.

Законът допуска за личното ползване да се определят 50% от общия размер на разходите, свързани с превозното средство. При този подход не е необходимо чрез пътен лист или друг подобен документ да се доказва, че фактическото лично ползване е точно 50%. Документите, удостоверяващи самите разходи, остават необходими.

Разходите, обложени по реда на ЗКПО с данък върху разходите, както и самият данък, се признават за данъчни цели. Документално необоснованите разходи увеличават счетоводния финансов резултат при определянето на данъчния резултат. Така те могат да увеличат данъчната печалба или да намалят данъчната загуба.

Освободени от облагане социални разходи

Някои социални разходи в натура са освободени от данък при определени условия.

Вноските за допълнително доброволно осигуряване, доброволно здравно осигуряване и застраховки „Живот“ са освободени общо до 30,68 евро месечно за всяко наето лице. Условието е към края на месеца на начисляването работодателят да няма подлежащи на принудително изпълнение публични задължения.

За електронните ваучери за храна освобождаването е до 102,26 евро месечно на наето лице. Необходимо е едновременно основното договорено възнаграждение за съответния месец да не е под средното договорено основно възнаграждение за предходните три месеца, да е изпълнено същото условие за публичните задължения и ваучерите да са предоставени от оператор с разрешение от министъра на финансите.

Например при договорено основно възнаграждение от 1 000 евро през всеки от предходните три месеца то трябва да е поне 1 000 евро и през месеца на предоставяне на ваучерите.

Освободен е и транспортът от местоживеенето до местоработата и обратно за служителите и лицата по договори за управление и контрол. Изключени са превозите с лек автомобил и по допълнителни автобусни линии. Освобождаването важи и за лек автомобил до труднодостъпни и отдалечени райони, когато без този транспорт работодателят не може да осъществява дейността си.

Данъчна ставка и данъчна основа

Данъчната ставка е 10% за представителните и социалните разходи в натура и 3% за разходите в натура за лично ползване, когато е избрано облагане по ЗКПО.

За представителните разходи данъчната основа е начисленият им размер за календарната година. За социалните разходи в натура общото правило е начислените годишни разходи да се намалят с приходите, свързани с тях, като за определени придобивки се прилагат специални правила.

При допълнителното доброволно осигуряване, доброволното здравно осигуряване и застраховките „Живот“ се облага общото превишение над 30,68 евро месечно за всяко наето лице. Ако към края на месеца на начисляването има подлежащи на принудително изпълнение публични задължения по смисъла на закона, облагаем е целият начислен размер за месеца.

При електронните ваучери за храна се облага превишението над 102,26 евро месечно на наето лице, ако са изпълнени условията за освобождаване. При неизпълнение на тези условия се облага целият начислен размер за съответния месец. Годишната данъчна основа за тези придобивки се получава чрез събиране на месечните данъчни основи.

За активите, използвани както за дейността, така и за лични цели, данъчната основа е частта от годишните разходи, която се отнася до личното ползване. Тя се определя според вида на актива.

При превозните средства общият размер на разходите се умножава по съотношението между личните и общите изминати километри или между часовете за лично ползване и общите часове на използване. Вместо тези съотношения може да се приложи предвиденият в закона размер от 50%.

При недвижимото имущество първо се проверява дали разходите за лично ползване могат да се определят чрез измерване. Когато това не е възможно, общите разходи се разпределят според съотношението между площта за лично ползване и общата площ или между часовете за лично ползване и общите часове на използване.

При останалите активи, например мобилни телефони и компютри, данъчната основа е 20% от общите разходи за съответния актив, освен ако предприятието обоснове документално друг размер.

Деклариране на разходите

Данъкът върху разходите се дължи независимо от данъчния финансов резултат. Той се декларира с годишната данъчна декларация за съответната календарна година, която се подава от 1 март до 30 юни на следващата година. Дължимият данък се внася до 30 юни.

С годишната данъчна декларация за предходната година работодателят заявява избора си да облага разходите в натура за лично ползване по реда на ЗКПО през текущата година. Например изборът за 2026 г. се декларира с годишната данъчна декларация за 2025 г. Той се прилага за всички физически лица, ползващи този вид придобивки. Ако не е избрано облагане по ЗКПО, доходите в натура се облагат по реда на ЗДДФЛ.

Новоучредените предприятия заявяват избора за годината на учредяването си с декларацията за същата година. С декларацията за текущата година заявяват избора си и лицата, които за предходната година не са били задължени да подават годишна данъчна декларация и не са подали такава.