Как да се подготвя за проверка от Инспекцията по труда?

3378 Прочитания

Контролът по спазването на трудово-правните отношения между работодателите и работниците се осъществява от Главна Инспекция по труда, както и териториалните и подразделения. При проверка от тяхна страна по закон работодателите и служителите са длъжни да оказват съдействие, в противен случай подлежат на административно-наказателна отговорност.

Представителите на Инспекцията по труда могат да:

  • разпитват сами или в присъствието на свидетели за всичко, свързано с прилагането на законовите разпоредби;
  • се запознават с всички документи относно условията на труда, чието поддържане е предписано от законодателството и да правят копия от тях;
  • изискват обявяването на съобщения, чието поставяне на видно място е предвидено от законовите разпоредби;
  • вземат и отнасят за изследване мостри от използвани или обработени материали или вещества, но само след като уведомят работодателя или негов представител.

Документи, които всеки работодател трябва да притежава:

Адриана Ноева Автор на статията:

Адриана Ноева

Специалист ТРЗ

І. Договор със служба по трудова медицина. Договорът трябва да се подновява ежегодно или да се удължава с анекс. Задължение на службата по трудова медицина е да ви изготви следните документи:

  • Оценка на риска по работни места и длъжности - осветеност, запрашеност, работа с вредни вещества, замърсеност на въздуха и шум в работната среда и определяне на изложените на риск лица. Предоставят се протоколи от измервания, извършени от лицензирани лаборатории;
  • Програма за намаляване или отстраняване на риска като следствие от оценката на риска;
  • Обучение на служител, който ще провежда първоначалният инструктаж на новопостъпилите работници. За обученото лице се издава удостоверение;
  • Правилник за вътрешния трудов ред, само в частта където се регламентира режима на достъп до предприятието и поведението на работещите;
  • Правила за действия на работещите при пожар, бедствия и аварии;
  • Инструкции за безопасност при работа с машини или съоръжения, ползвани от работниците в трудовата им дейност;
  • Подготовка на персонала за безопасна работа чрез съвместно разработване на видовете инструктажи и програмите, които те обхващат;
  • Разработване на физиологичен режим на труд и почивка за работниците;
  • Списък за полагащото се работно облекло и лични предпазни средства по професии и срокове за износване;
  • Декларация по чл.15 от ЗБУТ. Работодателят има задължение да подаде декларацията до 30-ти април на следващата година в ИТ, когато има промяна на икономическата дейност на предприятието, управителя, подразделенията на фирмата или работните места. Когато няма промяна на декларираните данни за изтеклата година остава задължението на работодателя да подаде само уведомление.
  • Службата по трудова медицина организира и извършва профилактични медицински прегледи на работещите, в съответствие с изискванията на Закона за здравето и Закона за здравословни и безопасни условия на труд;
  • За фирми с над 50 служители се издават документи, регистриращи дейността на Комитета по условия на труд;

ІІ. Книги за първоначален, периодичен, ежедневен и извънреден инструктаж за безопасност на персонала. Първоначалният инструктаж се извършва при постъпване на работа. Периодичният може да е на 3, 6или 12 месеца. Ежедневният се прилага при производства, строежи и др., а извънредният, когато се очаква да възникнат спешни непредвидени ситуации на работното място. Задължение на работодателя е да изготви програма за провеждане на инструктаж и заповед за лицата, които са обучени да го проведат.

ІІІ. Досиетата на служителите. Важните елементи от състава на едно лично трудово досие на работник са:

  • Трудов договор с подписи на всички места, където пише "подпис на работник";
  • Справка от НАП за подадено Уведомление по чл.62, подписано от работника;
  • Служебна бележка за направен първоначален инструктаж на лицето за безопасни условия на труд;
  • Длъжностна характеристика;
  • Допълнителни споразумения към трудовия договор и справки от НАП за подадени уведомления към споразуменията (ако по закон се налага уведомяването за промените);
  • Молби за отпуск;
  • Заповеди за разрешаване на отпуска, подписани от работодателя;
  • Декларация за съгласие за изплащане на заплатата по посочена от работника лична банкова сметка. Ако такава липсва, не можете да изплащате заплатата по банков път;
  • Декларация от работника за непредставяне на трудова книжка или друг документ, удостоверяващ трудов стаж. Ако лицето не представи документ за трудов стаж, работодателят няма възможност да начисли процент за прослужено време и професионален стаж;
  • Всички болнични листове на служителя и лични негови декларации свързани с получаване на обезщетения от НОИ;
  • Всички служебни бележки, свързани с осигурителния доход, осигурителен стаж и преизчислен годишен данък по ЗДДФЛ;
  • Заповед за прекратяване на работника, подписана от него, както и справка-уведомление от НАП за удостоверяване на прекратяването;
  • Приемо–предавателен протокол за получаване на оформената трудовата книжка от служителя при напускане;

ІV. Регистър за новоиздадените трудови книжки и предадените трудови книжки при напускане. Регистърът следва да е прономерован, прошнурован и с положени подпис и печат на фирмата.

V. Книга за извънредния труд (ако във фирмата се полага извънреден труд). Води се за всеки работник име, ЕГН, часове положен извънреден труд и сумата изплатена за него.

VІ. Форма 76 (график и присъствени форми за работното време и смени на служителите).

VІІ. Вътрешни правила за работна заплата.

  • Общи положения за организацията на работната заплата.
  • Определяне и разпределение на средствата за работна заплата.
  • Определяне и изменение на основните месечни заплати.
  • Определяне и изменение на допълнителните възнаграждения.
  • Изчисляване на брутните месечни заплати.
  • Ред и начин на изплащане на работната заплата.
  • Преходни и заключителни разпоредби.

VІІІ. Правилник за вътрешния трудов ред.

  • Общи насоки за съдържание на документа:
  • Общи правила
  • Основни задължения на ръководството на фирмата
  • Основни задължения на работниците и служителите
  • Работно време и неговото използване
  • Нарушение на трудовата дисциплина и наказания.

ІХ. Ведомости за работни заплати. Ако заплатите се изплащат по банков път няма необходимост служителите да се подписват собственоръчно във ведомостта за полученото заплащане.

Х. Договор за обслужване на електрически съоръжения (акоел. съоръженията в предприятието се обслужват от външна фирма). В случай, че имате собствен електротехнически персонал сте задължени да предоставите списък с лицата, както и документи за защитена квалификационна група по електрическа безопасност. Необходимост е и наличието на списък с длъжностите които са изложени на риск при работа с електрически ток.

Когато разполагате с целия арсенал от документи сте защитен не само при проверка от Инспекцията по труда, но сте осигурили и здравословна работна атмосфера на служителите.

Запитай

Ако имате нужда от по-добър счетоводител или бизнес консултант, моля направете запитване.